Mnoho ľudí bojuje s hľadaním spôsobov, ako efektívne pracovať, aby ich pracovný čas bol čo najproduktívnejší. Naučiť sa efektívne pracovať však môže pozitívne ovplyvniť nielen vaše pracovné dni, ale aj vaše osobné duševné zdravie. Pokiaľ považujete za náročné byť v práci efektívna, existuje mnoho metód, ako svoju efektivitu zvýšiť, a môžete si vybrať, ktoré vám najlepšie vyhovujú.
Čo to znamená pracovať efektívne?
Pracovať efektívne znamená maximalizovať čas, ktorý trávite v práci, aby ste boli produktívni, keď to potrebujete. Znamená to tiež dbať na to, aby ste nemuseli pracovať dlhšie alebo tvrdšie, než je nutné, aby ste dosiahli svoje ciele. Tí, ktorí pracujú efektívne, nemusia nutne pracovať dlhšie alebo pracovať tvrdšie celý deň ako ich spolupracovníci, iba dobre rozumejú tomu, ako pracujú a ako si efektívne rozvrhnúť čas.
Naplánovať a rozvrhnúť si svoj deň podľa svojich najlepších schopností, aby ste splnili úlohy, ktoré musíte splniť, a zároveň sa starali o seba a svoju úroveň stresu, je veľmi dôležité, obzvlášť pre tých, ktorí majú každý deň veľa práce. Väčšina ľudí nedokáže celý pracovný deň pracovať hektickým tempom s maximálnym úsilím, takže zorganizovať si efektívnu prácu môže byť veľmi užitočné.
Tu sú tipy, ktoré môžete použiť, aby ste sa naučili, ako efektívne pracovať:
1. Udržujte si poriadok
Používanie organizačných nástrojov na riadenie vášho dňa je jedným z najlepších spôsobov, ako efektívne pracovať. To môže zahŕňať používanie zoznamov úloh, plánov, kalendárov, plánovačov a aplikácií, ktoré vám pomôžu plánovať čas. Môže chvíľu trvať, kým objavíte správnu kombináciu organizačných metód, ktoré sú najužitočnejšie pre to, ako premýšľate a pracujete, ale pokiaľ to zistíte, môže to zvýšiť vašu produktivitu. Skúmanie toho, čo funguje na ostatných, a skúšanie rôznych metód je dobrý spôsob, ako zistiť, čo funguje pre vás.
Je tiež dôležité si uvedomiť, že pokiaľ vám osobne nepomáha nejaký organizačný nástroj, je v poriadku namiesto toho skúsiť niečo iné, aj keď ostatní považujú tento nástroj za užitočný. Myseľ ľudí funguje inak a existuje množstvo rôznych pracovných štýlov. Dobre poznať sám seba je dobrý spôsob, ako zistiť, ako si udržať poriadok spôsobom, ktorý budete udržiavať a používať.
2. Použite krátky zoznam úloh
Príliš dlhý zoznam úloh vám môže pripadať ohromujúci a nekonečný, takže použitie krátkeho zoznamu vám môže pomôcť zostať usporiadané, ale nie zavalené. Ak sa sústredíte na tri až päť najdôležitejších vecí na vašom zozname, bude váš zoznam vyzerať lepšie zvládnuteľný a pomôže vám sústrediť sa na najdôležitejšie úlohy. Môžu existovať ďalšie veci, o ktorých viete, že sa k nim musíte dostať, a môžete sa rozhodnúť si ich zapísať, aby ste si zapamätali, čo to je. Ale zoznam úloh, ktorý máte prístupný, je zvyčajne najúčinnejší, keď je krátky.
3. Vytvorte rutinu
Či už robíte podobné úlohy každý deň, alebo máte viac rozmanitosti vo svojej práci, vytvorenie rutiny vám môže pomôcť efektívne riadiť svoj čas a vedieť, čo môžete každý deň očakávať. Ak napríklad zistíte, že často trávite prvú hodinu každého dňa odpovedaním na e-maily alebo vykonávaním iných administratívnych úloh, pretože vám to pomáha dostať sa do produktívnejšieho rozpoloženia mysle, môžete sa rozhodnúť, že na tieto úlohy budete mať stanovený čas. Potom sa nemusíte čudovať, s čím začnete.
Môžete tiež zistiť, že ste v určitých denných dobách v porovnaní s inými produktívnejšie, a vytvoriť si rutinu, kedy vaše zložitejšie úlohy spadajú do produktívnejších hodín. Rutiny môžu byť upokojujúce a môžu vám pomôcť vyhnúť sa neistote ohľadom toho, čo by ste mali robiť kedykoľvek počas dňa.
4. Dobre komunikujte
Jedným z najlepších spôsobov, ako efektívne pracovať so svojimi kolegami, je dobre komunikovať. Nesprávna komunikácia môže viesť k oneskoreniam a problémom s tým, ako sa práca robí, takže zaistenie jasnej komunikácie môže pomôcť práci robiť efektívnejšie. To znamená klásť otázky a ujasňovať si úlohy, ktoré vám sú pridelené, a tiež jasne komunikovať s tými, s ktorými pracujete alebo na ktoré delegujete. Dobrá komunikácia môže tiež zabrániť tomu, aby viac ľudí pracovalo na rovnakej úlohe bez toho, aby si boli vedomí práce, ktorú robia ostatní.
5. Naplánujte si úlohy
Keď si vytvárate zoznam úloh a vytvárate rutinu, možno zistíte, že poznáte najlepšiu dennú dobu, kedy môžete pracovať na určitých úlohách, ktoré máte. Možno vidíte, že zajtra máte štyri hodiny nepretržitého času a tri z nich pripadajú na dennú dobu, kedy ste najproduktívnejší. Môžete sa rozhodnúť naplánovať si najdôležitejšie úlohy na tieto tri hodiny. Potom minimalizujete narušenia, ktoré môžu skomplikovať dokončenie práce, a využijete to, čo o sebe viete, aby ste našli správny čas na prácu na kľúčových úlohách.
6. Stanovte si priority svojich úloh
Jedna vec, ktorá môže byť užitočná pri používaní zoznamu úloh alebo iných organizačných metód na sledovanie vašich úloh, je stanovenie priority úloh. Ak to chcete vykonať, môžete svoje úlohy zoradiť pomocou čísel alebo môžete úlohy zoskupiť do kategórií ako „najnaliehavejšie“, „menej naliehavé“ a „nenaliehavé“. Úlohy môžete tiež organizovať podľa toho, koľko úsilia vynakladajú, koľko sa potrebujete sústrediť a aké sú dôležité. Čokoľvek vám pomôže najlepšie určiť priority vašich povinností, môže byť užitočné.
Ak uprednostníte svoje úlohy, môže vám to pomôcť rozhodnúť, ktoré obmedzené položky patria do vášho zoznamu úloh a ako si naplánovať prácu na týchto úlohách. Pre niekoho to môže znamenať, že najskôr urobí tie najnaliehavejšie úlohy, ale pre iných to môže byť práca na najnaliehavejších úlohách, keď sa na ne môžete sústrediť.
7. Vyhnite sa rozptyľovaniu
Pokiaľ sa nebudete rozptyľovať, môže byť vaša pracovná doba efektívnejšia. Rozptyľovaním môžu byť chaty s vašimi spolupracovníkmi, sociálne médiá, správy nesúvisiace s prácou a mnoho ďalších vecí spojených s vašim mobilným telefónom a najmä s internetom. Môžete tiež zistiť, že keď pracujete na ťažšom projekte a snažíte sa sústrediť, myslíte na ďalšie veci, ktoré musíte urobiť alebo si chcete zapamätať. Čokoľvek, čo vás odvádza od toho, na čo sa potrebujete sústrediť, môže byť rozptýlením, a to zahŕňa ako pracovné, tak aj osobné veci.
8. Použite svoj kalendár na plánovanie pracovného času
Ak máte nabitý program s množstvom stretnutí alebo inými nárokmi na váš čas, môže byť ťažké nájsť čas na to, aby ste skutočne urobili prácu, ktorú musíte urobiť. Možno bude užitočné naplánovať si čas pre seba pomocou kalendára. To vám môže pripomenúť, kedy ste sa chceli sústrediť na určitú úlohu, alebo to môže len zablokovať čas, aby vám ostatní mohli naplánovať schôdzky počas tohto vyhradeného času.
9. Buďte opatrní s multitaskingom
Multitasking môže byť v niektorých situáciách užitočný, ale v iných situáciách iba odvádza pozornosť. Dávajte pozor na to, kedy a ako robíte multitasking, aby vám dvaja netrvalo dlhšie robiť dve úlohy naraz, než ich robiť jeden po druhom. Sú chvíle, kedy je v poriadku multitasking av skutočnosti môže byť produktívnejší, takže budete musieť zistiť, čo je pre vás v práci najúčinnejšie.
Môžete napríklad zistiť, že môžete počúvať diskusiu na schôdzi a súčasne vykonávať niektoré administratívne úlohy, čo vám ušetrí čas. Ale môžete tiež zistiť, že nemôžete pracovať na dôležitom projekte a odpovedať na e-maily, keď prichádzajú. Dôležité je pochopiť, čo pre vás funguje a čo je pre vaše aktuálne úlohy najlepšie.
10. Nastavte si ďalší deň
Mnohým môže rozhodnutie, čo začať, keď dorazíte do práce, nejaký čas trvať. Možno sa budete musieť zorganizovať, vytvoriť zoznam úloh alebo rozhodnúť o svojich prioritných úlohách a často to môže byť časovo náročné. Pokiaľ však na konci pracovného dňa strávite nejaký čas organizovaním sa na nasledujúci deň, môže vám to umožniť začať pracovať hneď po príchode do práce.
Napríklad, keď máte na deň hotovo, pravdepodobne máte dobrú predstavu o tom, čo budete musieť urobiť ďalší deň. Môžete si vytvoriť zoznam svojich hlavných priorít a cieľov na ďalší deň a aj úloh, ktoré chcete dokončiť. Pretože je to všetko pravdepodobne čerstvejšie vo vašej mysli, bude pravdepodobne trvať menej času spísania a príprava.
11. Označte svoj pokrok
Jedným z najlepších spôsobov, ako sa povzbudiť k efektívnejšej práci, je označiť si svoj pokrok. Až budete počas dňa dosahovať veci a plniť úlohy, môžete ich odškrtávať zo zoznamu úloh alebo rozpoznať svoj pokrok inými spôsobmi, ktoré vám prídu užitočné. Uvedomenie si, že ste počas svojho pracovného dňa urobili pokrok, vám môže pomôcť cítiť sa viac dychtiví prijať viac a pomôcť vám vážiť si úspechy, ktoré ste počas dňa dosiahli.
Navyše, ak budete niekedy potrebovať podrobnosti o svojich úspechoch, aby ste ich mohli prediskutovať počas diskusie o hodnotení výkonu, možnom zvýšení alebo dokonca novom zamestnaní, budete mať záznam, na ktorý sa môžete obzrieť.
12. Znížte svoj stres
Jedným zo skvelých spôsobov, ako vám pomôcť pracovať efektívnejšie, je znížiť stres. To môže byť náročné v závislosti na práci, ktorú robíte, vašom osobnom živote a vašej osobnosti, ale nájdenie spôsobov, ako znížiť stres, vám môže pomôcť byť efektívnejšie, cítiť sa vo svojej práci spokojnejšie a ľahšie odpočívať, keď práve nie ste v práci. Existuje mnoho spôsobov, ako znížiť stres, vrátane všímavosti, cvičenia, krátkych prestávok a mnohých ďalších typov sebastarostlivosti. Nájdite, čo vám vyhovuje, a použite to, aby ste ostali v pokoji po celý pracovný deň.
13. Relaxujte a vypnite
A posledný naučte sa odpočívať a vypnúť. Celodenný stres a práca nás nijako nenapĺňa, naopak nám to energiu berie. Pozeranie sa do počítača a obrazovky celé hodiny tomu veľmi nepomáha. Naopak nás z toho bolí oči a sme zrelí naopak na spánok. Pre úľavu od celodennej námahy očí môžete využiť okuliare proti modrému svetlu, pokiaľ ideme na slniečko využime polarizačné šošovky, ktoré uľavia od slnečného žiarenia a pred spaním môžete využiť naše šošovky NightShield, ktoré pomôžu s tvorbou melatonínu a spánok môže byť kvalitnejší. A po očiach nezabudnite tiež na myseľ, je dobré skúsiť dychové cvičenia, meditáciu, alebo jednoducho obľúbený seriál, po ktorom dokážete vypnúť a nad ničím nepremýšľať.
